1．文员进言是指什么?进言具备什么用途?办法和需要是什么?
进言是指文员主动对上司提出建议、建议、批评或规劝；
参谋用途；
补缺用途；
增进关系用途；
适事。紧急的事，要紧的事，上司需要了解的事；
当令。考虑机会；
适地。看场所；
适度。应该注意学会分寸。
2．什么是文书的立卷特点?一般可以根据哪些种类特点立卷?
立卷特点：文秘或档案职员把文书根据某些一同特点组合成案卷，
按问题特点立卷；
按作者特点立卷；
按文种特点立卷；
按时间特点立卷；
按区域特点立卷；
按通讯者特点立卷；
在运用六个特点立卷时，需要运用两个或两个以上的特点组合每个案卷。
3．来信受访的范围包含什么?受理与处置的程序和基本需要是什么?
受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
准时拆封。拆封时，不要损毁邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处置准时，报告上司，还要以有效方法通告有关单位紧急处置。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。
认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等。提供领导复信所需要的资料。
逐项登记。用钢笔将写信人的名字、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、需要、收信单位与承办后的状况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
认真处置。处置信伺：应该根据分级负责、归口办理的原则，进行转办、交办或自办。准时复信。复信是取信于职工群众的有效手段，增加职工群众对组织的信赖。复信可采取收信人复信，或承办人复信两种方法进行。
1．文员进言是指什么?进言具备什么用途?办法和需要是什么?
进言是指文员主动对上司提出建议、建议、批评或规劝；
参谋用途；
补缺用途；
增进关系用途；
适事。紧急的事，要紧的事，上司需要了解的事；
当令。考虑机会；
适地。看场所；
适度。应该注意学会分寸。
2．什么是文书的立卷特点?一般可以根据哪些种类特点立卷?
立卷特点：文秘或档案职员把文书根据某些一同特点组合成案卷，
按问题特点立卷；
按作者特点立卷；
按文种特点立卷；
按时间特点立卷；
按区域特点立卷；
按通讯者特点立卷；
在运用六个特点立卷时，需要运用两个或两个以上的特点组合每个案卷。
3．来信受访的范围包含什么?受理与处置的程序和基本需要是什么?
受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
准时拆封。拆封时，不要损毁邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处置准时，报告上司，还要以有效方法通告有关单位紧急处置。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。
认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等。提供领导复信所需要的资料。
逐项登记。用钢笔将写信人的名字、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、需要、收信单位与承办后的状况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
认真处置。处置信伺：应该根据分级负责、归口办理的原则，进行转办、交办或自办。准时复信。复信是取信于职工群众的有效手段，增加职工群众对组织的信赖。复信可采取收信人复信，或承办人复信两种方法进行。
8.办公室职员为了说服他们同意我们的怎么看如何做，要点有什么？
（1）了解地了解在所说的事情中，最想怎么说，以逻辑剖析我们的意向，并对目的、成效、重要程度、关联性等，抓住重点；
（2）说服时，要尽可能具体客观，使他们产生知道的动机；
（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的建议，或者用图表、资料、经验谈等等；
（4）要详细了解他们的立场和意向，先注意聆听他们所说的话，切勿以自己主观的方法进行谈话。要学会他们不可以知道的地方，努力加以说服；
（5）主动发问，知道他们的想法，他们有关信息的类型和数目，与背景怎么样等等；
（6）以诚恳的态度为他们着想而发言，不要用另他们反感的言词；
（7）让他们打高兴扉，使他们对我们的怎么看产生兴趣（让他们认可自己）；
（8）不可伤害他们的自尊心。
9.什么是受意?受意有几种?办公室职员应如何运用受意办法?
（1）受意是文员同意和领会上司意图。
（2）一种是直同意意，另一种是间同意意。
（3）文员要擅长领会上司意图，按上司意图办事。但要预防把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误觉得上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要素。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不认可见，可以公开提出，但要言之有理，并应该注意方法、态度。同意指示后，要不失机会地贯彻推行。
10．公文的完全格式包含哪几项?
（1）版头、发文字号、印刷顺序号。
（2）密级、紧急程度。
（3）签发人名字。
（4）公文标题。
（5）主送机关。
（6）正文、附件。
（7）发文机关、成文日期、机关印章。
（8）注解、阅读范围。
（9）主题词。
（10）抄送单位、印发说明。
11.单位印章主要有什么？印章的刻制和用有什么规定？
单位印章主要：单位印章、套印章；钢印、领导人签名章、其他印章；
（3）刻制公章有两种状况；一种是由上级主管机关刻制颁发；
（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
（5）公章一般由指定的文秘职员统一用，其他印章也应专人专用；
（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
（7）将盖用文件名字、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；
（8）加盖印章需要做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不可以颠倒；
（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都需要加盖单位公章方能有效。
12.国务院规定的行政公文共有几类几种？
命令（令）；决定；公告；通告；公告；通报；议案；报告；请示；批复；建议；函；会议纪要。
13.文员依据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处置过程。请说明这一系列过程。
（1）拟稿；
（2）核稿；是指以拟稿职员的上级负责人对初稿的审察和核实。
（3）签发；是指机关领导职员对文稿的最后审定、签字发出。
（4）编号；已经签发的文件，由文秘职员统一编排发文字号。
（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。
（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。
（8）登记；
（9）分发。指对筹备发出的文件进行分装和发送。
14.文员受上司指示，向他们需要约会时应注意什么要素？决定时间地址时应该注意什么？
（1）要获得上司的许可；
（2）假如用写信的方法，在等到他们收到信后，再怛大会给他们的文秘职员以确认；
（3）要正确告知他们赴约者的名字、职务、目的、时间、地址、方法（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；
（4）约定好将来，必须要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该筹备约会所需要的文件资料。
（5）周一早上、周末、马上下班之前、午餐前后不要安排约会；
（6）他们的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
（7）公司有重大活动的那一天不适合安排约会；
（8）地址选择他们比较便捷的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是不是需要保密、是不是需要就餐等原因。
15、什么是文员的挡驾办法？主要的挡驾法有哪些种类？一般应如何做？
文员的挡驾办法是指：对于上司非必要接见的来访者，非必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员外出阻挡或谢绝。文员没必要把真的缘由告诉他们，仅需礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。
主要的挡驾法有：
（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉他们，暂时不可以接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不可以接的电话，要另约时间，或将内容转告。
（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。
16.文员处于社交场所时，引出的话题什么是是适合的?什么是不适合的?
适合的话题:
（1）谈话双方都有兴趣的、有一同利益的话题。
（2）普通人喜闻乐见的话题。
（3）显示地方或民族色彩的话题。
（4）比较优雅的话题，如中外名著、展览会等。
（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。
不适合的话题:
（1）应当禁忌的话题。
（2）让人不快的话题。过于敏锐的话题。
（3）自己不甚熟知的话题。夸耀我们的话题。
（4）庸俗的色情的话题。
（5）不适合谈论的保密的话题。
17.简要说明会议纪要的定义，会议纪要有哪些用途?形式是什么样的?
会议纪如果用来记载、传达会议状况和议定事情的一种正式公文。它是在会议记录的基
础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和状况。
会议纪要具备交流状况、交流经验、统一认识、指异工作有哪些用途。
可以用于向上级汇报会议状况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事
项，或需要与会单位一同遵守、实行。
有两种形式:
（1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要一同遵守、实行时写下的文字依据。
（2）周知性会议纪要。用于传达会议状况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。
